"Cosit i numerat x nombre de fulls" és potser l'únic que ve al cap quan es tracta de la necessitat de grapar documents. Com unir documents? El nouvingut s'imagina immediatament munts de papers, ben subjectats amb corda bancària, coberts de pols càustica, en algun lloc de la cantonada de l'oficina d'un comptable o del departament de personal.
No obstant això, no tot és tan senzill i superficial com sembla a primera vista. Què cal saber per evitar errors en aquest difícil assumpte? Com cosir documents amb fils segons una foto? Aquestes preguntes es tractaran detalladament a les instruccions pas a pas.
Per què les grapes passades de moda?
Hi ha moltes agències governamentals que poden requerir documents cosits no de manera de fàbrica, sinó manualment, amb fils. Això és, en primer lloc, la inspecció tributària, l'arxiu, demanen cosir documents amb fils durant l'acceptació de papers perregistre d'empresaris individuals, registre d'una persona jurídica o tràmits per a una licitació. Com grapar correctament els documents, es mostra la foto número 2. Normalment utilitzeu fil gruixut i una agulla gruixuda.
Es creu que els valors vinculats d'aquesta manera són més difícils de perdre, falsificar o substituir fulls. Algunes organitzacions, precisament per això, utilitzen una forma d'"avi" per fixar documents importants. Hi ha un altre argument: de vegades els papers són estrictament confidencials i els directius, per por de la publicitat o la influència dels competidors, confien aquest treball només a una persona de confiança, respectivament, rebutgen l'ajuda d'empreses especialitzades..
Important
Els documents cosits incorrectament poden provocar la negativa a registrar o tornar a registrar una empresa, acceptar documents a l'arxiu, comportar l'eliminació de l'organització del concurs per a una licitació, afectar la decisió de l'autoritat reguladora en el cas d'una auditoria de l'organització.
Hi ha normes uniformes?
A dia d'avui, no hi ha regles clares sobre com unir documents amb fils segons un únic patró. Només hi ha recomanacions i instruccions. Bàsicament, les empreses utilitzen els desenvolupaments metodològics de Rosarkhiv, que van ser aprovats per l'ordre número 76 el 2009, els requisits de GOST "Treball d'oficina i arxiu", així com instruccions del Banc Central de Rússia..
Fase preparatòria
Tots els documents que s'han de grapar s'han de visualitzar prèviament; si hi ha marques de llapis, esborreu-los. Importantconsidereu acuradament cada pàgina, exclou-les de l'adhesió entre si, assegureu-vos una seqüència lògica i correcta de documents en una pila. Traieu objectes punxants, agulles, grapes o clips de paper, ja que poden danyar el fil d'enquadernació i provocar la pèrdua del document. Cal numerar les pàgines amb un simple llapis negre, a la cantonada dreta; no es permet l'ús de tinta, inclòs el color. No es pot numerar massa a prop del text del document, com més se superposen. Només la cara frontal del full està numerada. El volum total del document grapat no ha de superar els 250 fulls, i l'alçada del document enquadernat i numerat no ha de superar els 4 centímetres. A la foto es mostra un exemple de com cosir documents amb fils.
La següent etapa de preparació és la selecció d'eines. Per cosir correctament els documents amb fils, necessitareu: un punxó, fils especials, una funda de cartró, com a la foto. En alguns casos, s'utilitza un perforador. Com i amb què unir els documents, cada especialista decideix per si mateix. El més convenient és utilitzar fils durs o cordes de banc, en alguns casos s'utilitzen fils de llana o cordons. Molt sovint tenen la funció de decoració. Normalment, els informes seriosos utilitzen un estil més estricte. Prepareu vos altres mateixos els documents i el formulari per a l'inventari.
Algunes subtileses
- Els fulls de gran format, per exemple, A3 o A2, també s'han de numerar. Per fer-ho, està totalment ampliat i numerat segons les normes generals. A continuació, plegat i enganxat amb cura al darrerecantonada.
- Si cal arxivar una carta, s'obre, primer es numera el sobre mateix i després les pàgines de la carta al seu torn.
- La portada del document no està numerada. A més, la portada no està numerada si no hi ha portada. Tanmateix, el segon full ja està numerat amb el número "2".
- Si el nombre de fulls és superior a 250, es divideixen en volums. Aquesta pràctica és habitual als tribunals. Cada volum s'ha de numerar per separat.
- Com grapar documents si no és possible indicar el número de full a la part superior dreta o si tot el full està ocupat? Això passa sovint, per exemple, quan es numera una foto, en aquest cas es permet la numeració des del darrere.
- En cas de numeració errònia, podeu ratllar el número. Tanmateix, la correcció s'ha de confirmar amb una signatura.
- Si no es s alten més de dos fulls, es permet utilitzar una designació de lletra per a les pàgines omeses. La numeració digital del document principal no canvia, però augmenta el nombre de fulls. En aquest cas, cal avisar sobre això la persona que rebrà els documents.
- Si és necessari numerar un document que ja està numerat o que té numeració, es tornarà a numerar.
- Si els fulls de la documentació no es poden separar o estan enganxats, es numeraran com un sol full. Això passa si un document, per exemple, té un xec, una fotografia o un retall de diari enganxat. Però, al mateix temps, cal fer un inventari i, a la columna “Nota” o a la inscripció de la certificació, és imprescindible aclarir quins documents s'han enganxat, en quina pàgina i què contenien..
Quins documents es cusen més sovint amb fil? En primer lloc, documents constitutius i constitutius. Sovint tenen un volum petit, són més fàcils de perforar amb un punxó i la costura és fàcil. Hi ha diverses tecnologies per a la costura, pots fer dues punxades, tres o cinc. Tres forats és l'opció més habitual. Cinc forats seran útils quan alguns documents siguin més petits que altres, la connexió de cinc forats ajudarà a arreglar-los millor. S'utilitza el grapat de cinc forats si els documents són de gran valor, això reduirà el risc de la seva substitució.
Com cosir correctament documents amb fils: instruccions pas a pas
- Apila els llençols, alinea les vores.
- Comprova la comanda del full.
- Marca amb un llapis els llocs de futures punxades simètricament al centre del costat esquerre del full. Això es pot fer tant en un full com en tots.
- Cal desviar-se del text almenys 1,5 centímetres.
- Les marques han de ser estrictament verticals, es permet una distància de fins a tres centímetres entre si.
Si el document és prou gran, és més convenient perforar-lo amb un punxó. Normalment comença des del forat superior.
Si no és possible utilitzar la coberta de fàbrica, com a la imatge, el primer i l'últim full es poden enganxar amb una tira fina de cartró per evitar danys a les pàgines. És important triar la longitud correcta del fil, normalment entre 50 i 80 cm.
Costura clàssica amb fil - tres forats
Analitzem l'opció de com cosir documentspas a pas en tres forats. Aquesta és l'opció clàssica i més habitual per a la presentació de documents a l'arxiu o per a la seva verificació. Com cosir correctament documents amb fils en aquest cas es veu millor a la foto.
Porteu l'agulla i el fil sota la pila de documents, traieu-lo pel forat número dos. No ens hem d'oblidar d'una petita "cua" de 7-8 cm de llarg, encara serà útil. A la part frontal, dirigim l'agulla al forat superior, després tornem l'agulla al forat més baix número 3. A continuació, l'agulla "submergeix" al forat central, com a resultat, ambdós fils romanen a sota. Ara es poden nuar.
A més, s'ha de certificar el document, s'enganxa un full de paper, s'hi posa el segell i la signatura del responsable. Com cosir correctament els documents i assegurar el nus amb fils, es pot veure a la foto.
A més, a la part posterior de l'últim full s'enganxa un inventari. La inscripció es pot fer a mà o utilitzar plantilles ja fetes, com a la foto.
Com grapar documents en quatre forats?
La tecnologia de perforació de quatre forats és gairebé idèntica. L'única diferència és que el document està cosit de d alt a baix. Sembla un guix de costura. Només en aquest cas es repeteix en ordre invers, primer de d alt a baix, després de baix a d alt. Així, els llaços són homogenis sense buits, com si estiguessin cosits en una màquina de cosir gegant.
Ocasions especials
De vegades es permet connectar documents no verticalment, sinó a la cantonada. ATes tracta principalment de documents d'informes financers, que impliquen la fixació de cintes d'efectiu, xecs al costat dret. Aquests documents estan cosits a la cantonada. Els passos són els mateixos que per al muntatge estàndard de documents, només els forats es foren a la cantonada. Normalment n'hi ha dos. El full està enganxat exactament a la cantonada. A més, el procediment és similar: està certificat, es posa un segell.
Conclusió
En el procés de preparació i grapat d'un document, és important pensar per endavant com grapar els documents per evitar tot tipus de força major. Per exemple, de vegades cal fer una còpia de documents ja enquadernats i arxivats. Val la pena preocupar-se per aquests moments amb antelació. Normalment, els especialistes en recursos humans o en comptabilitat poden endevinar per endavant quin document s'ha d'executar primer mitjançant una copiadora. Això simplifica molt la feina i estalvia temps.
